مقدمة :
لا شك أن السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري فالسكرتارية هي المسؤول الأول عن تنفيذ العمل و التنسيق بين الإدارات المختلفة و البريد الصادر و الوارد و تحديد المواعيد و المقابلات و الاجتماعات و كل ذلك مع الحفاظ على الوقت و اقل مجهود مبذول لإتمام العمل بكفاية و فعالية.
الفئات المستهدفة :
جميع مدراء المكاتب و السكرتارية و المساعدين الإداريين .
يهدف البرنامج إلى إكساب المشاركين الأسس العلمية السليمة لأعمال المساعدين الإداريين و الارشفة الإلكترونية و إدخال تطبيقات الحاسب الآلي حيز التنفيذ في إدارة الأعمال اليومية لتحسين المخرجات و تداول المعلومات باستخدام التكنولوجيا المعلوماتية الحديثة حيث سوف يتمكن المشاركون في نهاية البرنامج التدريبي من :
معرفة كاملة بمفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية والهندرة .
معرفة كاملة بالآفاق الجديدة لهندرة المكاتب ، وطبيعة النشاط المكتبي.
إجادة التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى ( العامة – الخاصة – المتخصصة).
مهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات والهيئات والمؤسسات والشركات.
مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.
معرفة قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية.
معرفة كاملة بفنون التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام التكنولوجيا ونظم المعلومات.
إجاده تنظيم أوراق المكتب بصورة تسمح بالاسترجاع منها فقط بأسرع وقت.
اجادة الرقابة على الأداء المكتبي.
المحور الأول :
مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.
ماهية وطبيعة النشاط المكتبي.
الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي.
أسس عمل المكاتب.
المحور الثاني :
أنواع السكرتارية واهميتها ومهامها.
أشكال المكاتب – البيئة المادية للمكاتب – أمراض المكاتب.
حفظ المعلومات ، تنظيم الاجتماعات واللجان.
الاتصالات الإدارية داخل المنظمة ومع المنظمات الأخرى
فن الانصات الجيد والحديث الفعال.
أساليب تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.
المحور الثالث :
حفظ أوراق المكتب (التصنيف – الترقيم – الهندسة).
مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.
كيفية الرقابة على الأداء المكتبي.
قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.
المحور الرابع :
الكتابة الأدارية والمراسلات و المذكرات.
إعداد وصياغة التقارير.
مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس.
مهارت معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.
تنظيم وإدارة الأجتماعات واللجان.
متطلبات الاجتماع الفعال.
المحور الخامس :
نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الضوئية للوثائق.
التقنيات الحديثة وأثرها في أعمال السكرتارية.
استخدامات الحاسب الآلى في الأعمال الإدارية.
تقييم وختـام الـبرنامـج.
حلقات نقاش .
للاطلاع على دورات تدريبية أخرى :